NGO netværks projekt - Præsentation af kommunikationsværktøjet

6) Beskrivelse af kommunikationsværktøj 

I det følgende har vi brugt organisationsteori samt teori om kommunikation i organisationer til at belyse hvordan den enkelte organisation kan blive påvirket af selve kommunikations-værktøjet. På det organisatoriske niveau vil værktøjet især påvirke den enkelte organisations struktur. Et eksempel herpå kunne være i forhold til medarbejdernes kommunikations mønstre, der vil ændre sig fra at være præget af mund til mund metoder til mere teknologisk- og standardiserede metoder med en højere strukturerings-grad især i forhold til den interne hjemmeside og journalsystemet (Bømler, 2008: 11-15). Ved brug af Leavitt's organisationsteori vil man kunne argumentere for at i og med der sker en ændring af teknologien i forbindelse med implementeringen af værktøjet, vil der ske en sekundær påvirkning og mulig ændring af organisationens opgaver, strukturer og aktørernes roller. F.eks. kan en ændring i form af journalsystemet ændre på medarbejdernes motivation i hverdagen da arbejdsprocessen bliver lettere og mere effektiv. Modellen tydeliggør altså hvor stor afhængigheds-grad der er i de forskellige dele af en organisation. Derfor er det vigtig at vide at når projektet går ind og tilføjer eller ændrer ét element påvirkes, på et sekundært plan, systemets andre variabler. Denne gensidige påvirkning er vigtig at have med i sine overvejelser i projektets udformning og implementering (Bømler, 2008: 18-19).

I forhold til de ændringer i kommunikationen som værktøjet vil medføre, er det vigtigt at vide at når en medarbejder i en organisation skal kunne tilpasse sig sine kolleger, er denne nødt til at vide hvad kollegerne har gjort eller har tænkt sig at gøre. Denne information når kun frem hvis kommunikationen i organisationen fungerer tilfredsstillende (Jacobsen og Thorsvik, 2002: 265). Med udgangspunkt i denne opfattelse har vi udviklet nedenstående kommunikationsværktøj. Værktøjet hører under den såkaldte informations- og kommunikationsteknologi, der har skabt et grænseland mellem mundtlig og skriftlig kommunikation og dermed indeholder styrker og svagheder fra begge yderpunkter. Flere kommunikationsstudier af direkte samtale, anslår at kun 7 % af den information som modtageren opfatter, formidles gennem ord. Derfor kan der i mundtlig kommunikation let opstå problemer, som man undgår ved skriftlig kommunikation, idet fortolkningsgraden bliver mindre (Jacobsen og Thorsvik, 2002: 244). Ulempen ved skriftlig kommunikation er at den er mindre rig, altså indeholder den ikke så mange informationer som mundtlig kommunikation. Værktøjet er baseret på horisontal kommunikation, da den er rettet til personer der har beslægtede arbejdsopgaver og befinder sig nogenlunde samme sted i hierarkiet (Jacobsen og Thorsvik, 2002: 253). Desuden er værktøjet både asynkront, rumuafhængigt og tidsuafhængigt, da informationen kan læses relativt uafhængigt af hvornår den er indskrevet i systemet, de der kommunikerer behøver ikke at befinde sig fysisk i nærheden af hinanden og det er muligt at kommunikere med hinanden uden nødvendigvis at være til stede samtidigt (Jacobsen og Thorsvik, 2002: 262 - 264)

6.1 Den eksterne hjemmeside

Kommunikationsværktøjet består af en ekstern og en intern hjemmeside. I det følgende beskrives værktøjets opbygning og funktioner, herefter laves en teoretisk begrundelse for valg af udformningen og endeligt fremføres svagheder ved værktøjet.

Den eksterne hjemmeside består af en indbydende og ukompliceret startside med søgefunktion og  mulighed for valg af sprog, herunder Swahili og Engelsk. Farvevalg, typografi og opsætning skal udarbejdes af projektmedarbejderne så kulturneutralt så muligt. Layoutet er startsiden designes ukompliceret således at det fremstår universelt, da siden skal henvende sig både til brugere, CSO’er og donorer. Dette underbygger at siden skal kunne benyttes både lokalt, nationalt og internationalt.

Øverst på startsiden vil der være en informationsbar, med mulighed for at klikke sig ind på følgende hovedområder (se bilag 8): 

1)             Om værktøjet: indeholder en kort præsentation af siden, der kort fortæller hvorfor den er lavet og hvad der ønskes med den. Dette uddybes yderligere i punkterne mission & vision og projektets værdigrundlag. Der vil være en dybdegående beskrivelse af værktøjet og dets funktioner indeholdende en grundlæggende brugervejledning. Der vil der være et historisk overblik over projektets forløb samt aktiviteter og et etik-punkt, hvor en sammenfatning af det sociale arbejdes internationale ”code of ethics” vil fremgå. Derudover vil der være en beskrivelse af projektfinansieringen i forhold til donorer, sponsorer og offentlige midler samt projektets lovmæssige grundlag.

2)             Kontakt: Dette punkt beskriver medarbejderstab med billede, uddannelse, erfaring, ansvarsområde og kontaktinformation.

3)             Fond søgning: Her findes en liste over mulige donorer til diverse projekter, indeholdende kontaktinformationer og eventuelle eksterne links . Disse informationer er indsamlet og bliver løbende opdateret af  projektmedarbejderne samt de lokale medarbejdere til hjælp for de enkelte CSO’er. Der vil desuden være en præsentation af forskellige fondsøgningsvejledninger og projektudviklingsmetoder såsom Logical Framework Approach og Most Significant Change (www.mande.co.uk set d. 23.05.10) . Disse er indsamlet og udarbejdet af projektmedarbejderne som en mulig hjælp til CSO’erne.

4)             Medlems CSO’er: Dette punkt indeholder en liste over nuværende medlems-CSO’er og kontaktinformation. For den enkelte CSO vil der fremgå organisationsinformation i form af fx organisationsdiagrammer. Dette er udarbejdet af CSO- medarbejderne i workshoppen ”beskriv din organisation”. Der lægges vægt på at CSO’erne selv bestemmer indholdet og præsentationen af den tilgængelige organisationsinformation. Dette gøres med henblik på at den enkelte CSO opnår et vist ejerskab i forhold til den eksterne hjemmeside. Denne informationspræsentation skal ligeledes gøre det mere overskueligt for både brugere og donorer at etablere kontakt til de enkelte CSO’er. Der vil være en søgefunktion, der giver mulighed for at søge på CSO’ers navn, fagområde, beliggenhed mm. Dette er igen med henblik på at opnå nem og overskuelig kontaktetablering, især for brugere med henblik på relevante tilbud og for andre lokale CSO’er i forhold til mulige samarbejdspartnere. Punktet vil desuden indeholde et geografisk kort, der præciserer den fysiske placering af de enkelte CSO’er.

5)             Registrering af nye medlemmer: Her skal fordelene ved medlemskab af netværket fremgå tydeligt. Dette er fordele som eksempelvis workshops med internationale eksperter, mulighed for diverse kurser og efteruddannelser, netværksmøder mm. Desuden skal punktet indeholde oplysninger vedr. krav til CSO’er om optagelse samt en vejledning om hvordan lokale CSO’er rent praktisk tilslutter sig netværket, hvem de skal kontakte og hvilke workshops de skal deltage i.

6)             Aktiviteter: under aktiviteter listes alle fagområder op i alfabetisk rækkefølge. Når der klikkes på den søgte aktivitet kommer en område-liste frem, hvor man har mulighed for at vælge et bestemt lokalområde. Herunder listes samtlige medlems-CSO’er i ens lokalområde der arbejder med det efterlyste fagområde samt kontaktinformationer og evt. links til CSO’erne egne hjemmesider. På denne måde bliver det nemt og hurtigt for både brugere og samarbejds-CSO’er at finde frem til de specifikke aktiviteter og tilbud og samtidig give et billede på hvilke typer tilbud der evt. mangler i et givent område.

7)             Nyheder: Dette punkt på siden skal indeholde nyheder fra de enkelte medlems-CSO’er, der opdateres ugentligt af CSO’ens it-ansvarlige samt generelle nyheder indenfor udviklingsarbejde og politiske beslutninger der kan påvirke arbejdet. Alle nyheder skal have kommentar-funktion, således at der er mulighed for at kommentere på indholdet og på den måde skabe debat om og øget opmærksomhed på feltets udvikling. Disse generelle nyheder skal udvælges og opdateres af den it-ansvarlige for samarbejds-CSO’en, der er uddannet i kritisk informationssøgning. Derudover skal der være mulighed for at både brugere, CSO’er og donorer kan tilmelde sig et månedligt elektronisk nyhedsbrev, der sammensættes af førnævnte it-ansvarlige.

8)             Lovgivning: Her findes relevant lokal og national lovgivning, lovændringer, internationale konventioner og rettigheder og udvikling inden for NGO-sektoren.  De relevante love mm. på det nationale område er tilføjet med henblik på at det skal være lettere for socialarbejderne i CSO'erne at dirigere rundt i feltet og bruge relevante love og statslige retningslinjer. De internationale love og konventioner er tilføjet for at socialarbejderne kan rådgive Kenyas beboerne især fra slumområderne om deres muligheder i forhold til bl.a. krænkelser af basale menneskerettigheder.

9)              Events: Under punktet events, findes en kalender over netværksmøder, workshops, foredrag etc. Det er også her, at CSO’ernes egne events, såsom barnets dag og hiv/aids-teater, vil fremgå. Der vil desuden være mulighed for tilmelding til diverse arrangementer direkte fra siden.

6.2 Den interne hjemmeside

Den interne hjemmeside er bevidst mindre udviklet og fastlagt. Ambitionen er at den skal indeholde et udviklet journalsystem, et erfaringsforum samt aktivitetskoordinerings-muligheder. Hvordan den skal opbygges, layoutet og typen af informationsstrømme skal udvikles i samarbejde med medlems-NGO’erne, da de er eksperter i egen kultur og arbejdsform og således opnår de ejerskab, hvilket højner succeskriterierne for projektet (se afsnit 2.1). Den interne hjemmeside er udelukkende til rådighed for medlems-CSO’erne og det vil kun være muligt at få adgang til denne ved brug af password. Sidens hovedfokus ligger på journalsystemet Open Journal System (se afsnit 6.2.1). Dette skal styrke den interne kommunikation i de enkelte CSO’er samt åbne mulighed for et mere systematisk arbejde (se bilag 9). Adgangen til journalsystemet er ligeledes begrænset af passwords og den enkelte CSO har udelukkende adgang til egne journaler. Hensigten med et erfaringsforum er at det skal bruges til metode- og vidensdeling mellem CSO’erne. Desuden skal det benyttes til evaluering af diverse projekter og aktiviteter. På den måde kan CSO’erne drage stor nytte af hinanden og dermed forhåbentlig opnå større succes i de enkelte projekter. Punktet aktiviteter, indeholder en liste samt en beskrivelse af nuværende aktiviteter og idéer til kommende. Meningen er at CSO’erne kan hægte sig på forskellige projekter eller udvide projektet til andre tiltrængte områder, finde samarbejdspartnere mm. Med dette punkt ønskes det at opnå en mere koordineret indsats i slumområderne og således forbedre det sociale arbejde for brugerne. Siden skal desuden indeholde en projektskabelon som skal fungere som et muligt støtteredskab for CSO’erne ved projektstart. Dette er udelukkende en støtteskabelon og udvikles i samarbejde med samarbejdspartneren i syd.

6.2.1 Journalsystemet 

Vi har valgt at basere vores journalhåndteringssystem på Open Journal System (herefter OJS), som er et free-software baseret system, altså er det gratis installere og costbenefit bliver dermed optimal. Desuden har systemet den fordel at vi fleksibelt kan tilpasse det løbende under udviklingen af det interne værktøj. Dog kræves det at man har en lokal eller ekstern server til rådighed (www.pkp.sfu.ca). OJS skal bruges til at give socialarbejderne et værktøj til dokumentation og systematisering af deres arbejde i forskellige situationer. Der er desuden mulighed for at publicere indholdet, hvis der opstår et behov for dette og dermed er vidensdeligen gjort lettere og mere tilgængeligt

( www.pkp.sfu.ca). De enkelte medarbejdere har et privat login til systemet og sikkerheden omkring systemet er høj, således at følsomme oplysninger ikke kan udnyttes (www.pkp.sfu.ca). Det er desuden muligt at udforme en grundskabelon i OJS, således at en systematisk tilgang til problemstillingerne sikres.

 
Panel title
Antal besøg: 4041

Lav en gratis hjemmeside på Freewebsite-service.com

Editing

-0,67434597015381sekunder