NGO netværks projekt - Projekt beskrivelse

5) Projektbeskrivelse 

5.1 Overordnede mål og projektmål

Projektets overordnede mål er at forbedre den sociale indsats i slumområderne i Nairobi for på den måde bedre at kunne imødekomme brugernes behov. Dette opnås gennem følgende projektmål:

1) Samarbejde, kommunikation og koordinering internt i de enkelte CSO'er forbedres markant bl.a. ved brugen af det interne værktøj beskrevet i afsnit 6.2. Dette vil føre til øget dokumentation, øget gennemsigtighed, en mere klar fordeling af arbejdsopgaver samt øget kapacitet. 

2) Samarbejde, kommunikation og koordinering mellem de lokale CSO'er forbedres ligeledes bl.a. med udførelsen af det eksterne værktøj (se afsnit 6.1), afholdelsen af diverse workshops (se afsnit 5.2.2) samt netværksmøder, hvor medarbejdere på tværs af CSO'er mødes under koordinerede rammer. Her vil der være mulighed for videns- og metodedeling, erfaringsudveksling, koordinering af aktiviteter mm. Dette er altså en fysisk virkeliggørelse af det interne værktøjs erfaringsforum (se afsnit 6.2), der har til formål at styrke kapacitetsopbygning, koordinering og samarbejde mellem CSO'erne i området.

5.2 Beskrivelse af de enkelte faser

5.2.1 Fase 1: Projektudvikling

På baggrund af egne observationer omkring ineffektiv kommunikation og samarbejde mellem lokale CSO’er i slumområderne i  Nairobi, havde gruppen en hypotese om at udviklingen af et kommunikationsværktøj (se afsnit 6) ville kunne forbedre det sociale arbejde i de uformelle boligområder. Vores første baseline studie (se afsnit 4.1) tog udgangspunkt dels i egne praktikophold og dels i rapporter fra den lokale CSO, SJCC.

I udviklingsfasen tog vi udgangspunkt i metoden Logical Framework Approach. Denne blev brugt som et støtteredskab i udviklingen af projektformuleringen. Vi tog afsæt i metoden med udviklingen af en problemanalyse samt en målanalyse, der begge understøttede vores hypotese om at effektivisering af kommunikation og samarbejde internt og mellem de lokale CSO’er kunne forbedre det sociale arbejde (se bilag 2) På baggrund af disse analyser indgik gruppen i en dybdegående diskussion af projektidéen om et kommunikationsværktøj og kom frem til et online redskab med dels en ekstern hjemmeside som både donorer, CSO’er og brugere har adgang til og dels en intern hjemmeside kun for medlems-CSO’erne. Herefter lavede gruppen en analyse over mulige interessenter og deres eventuelle interesse og frygt for projektet (se bilag 1)

Gruppens anden baseline studie omhandlede eksisterende it-kundskaber i de lokale CSO’er (se bilag 6). Her blev det tydeliggjort hvor stor en indsats der bør ligges på it-undervisning og opgradering af it-udstyr. Hvis vi havde muligheden, ville projektudviklingsfasen fortsætte som følger. Først udføres en CSO-mapping over lokale CSO’er i slumområderne i Nairobi. Dette gøres dels med hjælp fra The NGO-coordination Board Kenya. Herefter skal der igangsættes en kontaktetablering til de kortlagte CSO’er. Hver interesseret CSO skal præsenteres for den foreløbige projektidé og de skal herefter have mulighed for at komme med feedback. Gruppen skal herefter have mulighed for at tilpasse den konstruktive feedback til projektidéen. Dette gøres dels for at tilpasse værktøjet den kulturelle kontekst, for at finde ud af om projektet overhovedet er relevant og interessant for de lokale CSO´er og dels for at understøtte validiteten af projektet overfor donorer. Herefter skal der udarbejdes en foreløbig samarbejdskontrakt med CSO’erne.  Den endelige beskrivelse samles til et salgbart projekt og mulige donorer kontaktes. Herefter gennemgår projektet den nødvendige tilpasning i forhold til donorers krav. 

5.2.2 Fase 2: Implementering

I denne fase ligger vi stor vægt på en deltagerorienteret tilgang. Her skabes den reelle kontaktetablering til de lokale CSO’er der ønsker at deltage i projektet og tage kommunikationsværktøjet til sig i deres daglige arbejde. Der skal herefter udvikles endelige samarbejdskontrakter. Projektgruppen finder en engageret og troværdig samarbejdspartner i lokalområdet. Her enten uddannes en nuværende ansat eller der ansættes en it-kyndig medarbejder, der skal fungere som tovholder for samtlige medlems-CSO’er. Denne medarbejder skal desuden have kompetencer indenfor informationssøgning og formidling. I hver medlems-CSO skal der være en koordinator, der sørger for at opdatering af aktiviteter, nyheder mm. sendes til den primære tovholder hos samarbejdspartneren, der herefter skal sørge for at disse opdateres på den eksterne hjemmeside. Den primære tovholder skal desuden holde sig opdateret om nyheder inden for udviklingsarbejde og NGO arbejde, da dette også skal opdateres på den eksterne hjemmeside og i værktøjets nyhedsbrev.

Første led i implementeringen er afholdelsen af workshoppen ”Beskriv din organisation”. Et vigtigt element , som er afgørende for bæredygtigheden og succesen af projektet er at CSO'erne får ejerskab både i projektet og i værktøjet på længere sigt. Workshoppen ”Beskriv din organisation” er derfor tilrettelagt med henblik på ejerskab, empowerment og en deltagerorienteriet implementerings tilgang. Målet med workshoppen er at CSO-medarbejderne får dannet sig et overblik over deres arbejdsplads og at de selv er med til at formulere styrker og problematikker i og omkring organisationen. Desuden skal workshoppen danne grundlag for den organisationsinformation der præsenteres på den eksterne hjemmeside (for uddybning af denne workshop, se bilag 7). Der vil i forbindelse med udarbejdelsen, implementeringen og brugen af kommunikationsværktøjet, løbende blive afholdt forskellige workshops. Disse vil, grundet opgavens rammer, ikke blive beskrevet her. Herefter skal den eksterne hjemmeside udvikles i et samarbejde mellem projektgruppe, CSO´er og programmører. CSO’erne skal både informeres om værktøjets fastsatte rammer, herunder teknologiske muligheder og begrænsninger. Efterfølgende vil vi igangsætte undervisning i computer -brug og -færdigheder, internet, informationssøgning og kontaktetablering, denne undervisning afholdes på baggrund af vores anden baseline studie (se bilag 6). Som start på udviklingen af den interne hjemmeside afholdes en workshop for medlems-CSO’erne. Her præsenteres de for journalsystemet Open Journal System (se afsnit 6.2.1), som skal danne ramme om sidens dokumentationssystem. De enkelte medarbejdere får lov at afprøve systemet og herefter give feedback og komme med forslag til ændringer og tilføjelser. Herefter præsenterer projektgruppen forslagene for de tilknyttede programmører og det der er muligt at tilpasse, tilpasses. Med denne workshop ønskes det at opnå et journalsystem, der er både kulturelt og lokalt tilpasset og som medarbejderne og de enkelte CSO’er får ejerskab over. Medarbejderne får ligeledes indflydelse på opbygningen af erfaringsforummet og aktivitetskoordineringen. Efterfølgende afholdes der undervisning om de teknologiske muligheder i det interne værktøj. Denne undervisning afholdes først og fremmest for de it-ansvarlige i de enkelte CSO’er. Herefter skal de it-ansvarlige i samarbejde med eller under observation fra en projektmedarbejder videreformidle undervisningen til egen organisation. Projektgruppen stiler efter kun at være observatører i undervisningen, men er opmærksom på at dette eventuelt ikke er muligt i alle CSO’er, grundet begrænsede it kundskaber. Herefter bliver det vores samarbejdspartners opgave med hjælp fra en projektmedarbejder at afholde disse workshops for nye medlems-CSO’er, således at ejerskabet opretholdes og nye medlemmer ligeledes får indflydelse og ejerskab på formen.

5.2.3 Kulturelle overvejelser

En problemstilling som hurtigt blev tydelig i udviklingen af projektidéen og senere ved gennemtænkningen af implementeringen, er at kommunikationsværktøjet er udviklet i en vestlig kulturel kontekst, men skal implementeres i en afrikansk kulturel kontekst. Vi har prøvet at imødegå denne problemstilling bl.a. gennem fokus på participation (se afsnit 2.1), så værktøj og implementering tilpasses konteksten og der opnås ejerskab. Ligeledes søges en etnocentrisk problem- og løsningsforståelse undgået herigennem. Alligevel kan nogle kulturforskelle ift. eksempelvis mødekultur og tidsopfattelse potentielt være vigtige at have opmærksomhed på. For at undgå kulturelle faldgruber kan det være nyttigt at sætte sig ind i de kulturelle koder som gør sig gældende i den givne kontekst. Kulturelle koder forstås her som både verbalt sprog og kropssprog (Plum, 2007: 190) og refererer altså til eksempelvis den generelle måde at udtrykke sig på som eksempelvis stemmeføring, toneleje og udtryksformer når man afviser en idé, kropsligt, verbalt osv. I forbindelse med vores projekt må det siges at være væsentligt at vi prøver at sætte os ind i og forstå de kulturelle koder, som de forskellige organisationer har udviklet gennem tiden og  som de benytter til hverdag. Vanskelighederne ved sådanne koder er at de ofte er implicitte, hvilket kan gøre det svært for dem som bruger koderne at gøre udenforstående opmærksomme på dem. Jo længere koderne har eksisteret, jo sværere er det desuden at komme ind i den givne organisation (Plum, 2007). En væsentlig pointe er at det ikke kun er "os" som projektmedarbejdere, der skal være opmærksomme på "deres" kulturelle koder og præferencer, vi må være mindst ligeså bevidste om vores egne forforståelser og implicitte koder og så vidt muligt gøre dem eksplicitte i interaktionen og samarbejdet med de forskellige CSO’er. For at imødegå problematikken kunne det være væsentligt at diskutere og klargøre forventninger til projektet. Man kunne eventuelt inddrage bevidstgørelsen af eksplicitte og implicitte normer, såkaldte præferencer[1] i workshoppen (se bilag 7). Endelig vil det være givende at skabe et kulturelt åbent arbejdsfelt, hvor der ikke er én kultur som dominerer, men hvor alle kan bidrage (Plum, 2007: 218). Som et konkret eksempel på kulturelle forskelle, som kan have indflydelse på det forestående samarbejde, kan nævnes tidsopfattelse. I Danmark har mange en monokrom tidsopfattelse[2]; præcision og overholdelse af deadlines prioriteres højt og frem for relationer. I Kenya har mange en polykrom tidsopfattelse; hændelser og relationer er det vigtigste, mens deadlines og reel tid bliver sekundære.

Ovenstående definitioner skal forstås som idealtypiske og kan derfor ikke overføres direkte på virkeligheden, men det er alligevel væsentligt at være opmærksom på de konflikter, som kan opstå ud af denne forskel i tidsopfattelse og dermed forskellig tilgang til punktlighed ved mødetidspunkter, brug af mobiltelefoner under møder, forventninger til social interaktion under, før og efter møder osv. 

Andre vigtige opmærksomhedspunkter, som man kan søge at tydeliggøre i det tværkulturelle samarbejde kan være: beslutningsprocesser, fremsætning af forslag, kritik, uenighed, påskønnelse og konflikthåndtering. Man kan eventuelt søge at eksplicitere de forskellige parters forventninger og forhold til ovenstående og derefter fastsætte rammer for møder, beslutninger i samarbejdskontrakten (se afsnit 5.2.2) Ovenstående beskrivelse af kulturelle opmærksomhedspunkter er ikke fyldestgørende, men er her nævnt for at vise at vi er bevidste om at diverse problematikker gør sig gældende i det tværkulturelle samarbejde.

 

 

 

 

 

5.2.4 Fase 3: Monitorering og evaluering

Den første måned efter at implementeringen af både den eksterne og den interne hjemmeside er gennemført, vil en projektmedarbejder fra gruppen besøge de enkelte CSO’er for at få et indtryk af, hvorvidt værktøjet er en succes eller ej. Projektmedarbejderen vil her svare på eventuelle spørgsmål og vurdere om der er behov for opfriskningskurser. Efter 3 måneder laver projektmedarbejderen i samarbejde med CSO’en et evalueringsforløb ud fra spørgeskemaer og kvalitative interviews. Dette forløb skal afklare hvorvidt der er behov for yderligere undervisning og eventuel tilpasning af den eksterne og den interne del. Efter 6 måneder uddeles der spørgeskemaer og foretages interviews med medarbejderne, for at afklare det eksisterende niveau for samarbejde, kommunikation og koordinering internt i CSO’erne. Dette måles desuden på antal loggede sager i dokumentationssystemet og i det hele taget på graden af brugen af det interne værktøj i det daglige arbejde. Der vil igen være mulighed for at komme med tilpasningsforhold til det interne værktøj. Efter 12 måneder foretages endnu en spørgeskemaundersøgelse. Projektgruppen basere ud fra denne, samt fra observationer og informationer fra det interne værktøj, hvorvidt dens 2. projektmål (se afsnit 5.1) er nået. Efter 18 måneder udarbejder projektmedarbejderne en slutevaluering på projektet. Denne skal indeholde en status på hvordan værktøjet fungerer i praksis. Herefter overdrages ansvaret til it-medarbejderne i de enkelte CSO’er. Disse udarbejder hver 6. måned en evalueringsrapport der sendes til projektgruppen. Dog vil der gennem hele forløbet være konstant adgang til konsulentbistand fra projektgruppen, for at sikre projektet bæredygtighed. Som det vil fremgå, håber vi altså at udvikle et samarbejde, hvor vi opnår en form for synergetisk kulturmøde (Plum, 2007: 215), hvor en kombination af vores teknologi og viden og de lokale CSO'ers ekspertviden om lokalområdet, arbejdsmetoder og kulturelle koder fører til den bedste og mest bæredygtige løsning.



[1] Den tidlige socialisering medfører indarbejdelse af præferencer: en (u)bevidst fornemmelse af hvad der føles rigtigt og forkert, hvad man foretrækker og hvad man ikke bryder sig om (Plum, ----: 196)

[2] Vi bruger her Hall og Halls definition af polykrom og monokrom tidsopfattelse, se Plum, ----)

 
Panel title
Antal besøg: 4131

Lav en gratis hjemmeside på Freewebsite-service.com

Editing

-0,45701098442078sekunder